01 Kanalzerstreuung
Nachrichten verteilt über verschiedene Kanäle
Patientengespräche befinden sich auf WhatsApp, Instagram, per E-Mail, in Formularen und auf privaten Geräten, was es schwierig macht zu erkennen, was noch aussteht.
Posteingang: ein einfaches Wort für ein komplexes Problem
Jeder Kanal vereinfacht. Jede Anfrage an einem Ort.
Der Posteingang ist der Ort, an dem Anfragen per E-Mail, WhatsApp, über soziale Netzwerke, Kontaktformulare und Überweisungen in einen strukturierten Klinik-Workflow einfließen. Wir ordnen den Lärm einer ausgelasteten Klinik in einen reibungslosen Betriebsablauf.
Inbox · live capture Live
Website forms
Enquiry
WhatsApp
New message
Social messages
Instagram DM
Referrals
Partner clinic
Inbox
Qualified Consultation
Das Problem
Das Problem ist nicht das Anfragevolumen. Es ist der verlorene Kontext.
Die meisten ästhetischen Kliniken verlieren Anfragen nicht, weil niemanden etwas daran liegt. Sie verlieren sie, weil das Anfragensystem verstreut ist. Eine Person antwortet per WhatsApp. Eine andere prüft Instagram. Ein Website-Formular landet im Posteingang. Eine Überweisung kommt als weitergeleitete E-Mail an. Jemand notiert sich, zurückzurufen, dann geht der Tag weiter. Die Klinik mag ausgelastet sein, hat aber nicht die volle Kontrolle über ihre Pipeline. Genau hier beginnt der Umsatzverlust.
02 Zuständigkeit
Kein klarer Verantwortlicher und keine nächste Aktion
Ein Lead mag aktiv wirken, aber niemand weiß, wer die Antwort verantwortet, ob er qualifiziert wurde oder was als Nächstes zu tun ist.
03 Kontinuität
Beratungskontext geht vor der Buchung verloren
Behandlungsinteresse, Bedenken, Fotos und Erwartungen sind oft vom Beratungs-Workflow getrennt, bevor der Patient überhaupt beurteilt wurde.
Wie der Posteingang funktioniert
Ein ruhiger Betriebsablauf, von der ersten Nachricht bis zur Konsultation.
Jede Anfrage sichtbar, organisiert und bereit für den richtigen nächsten Schritt. Ein Behandlungsereignis wird erst nach der Konsultation erstellt, mit informierter Einwilligung und einem klinischen Plan.
- EmpfangenE-Mails, WhatsApp, Social-Media-Nachrichten, Kontaktformulare und Überweisungen fließen in einen strukturierten Posteingang.
- QualifizierenIhr Team kann Kontext, Absicht, Eignung und Follow-up-Status einsehen, bevor es den nächsten Schritt festlegt.
- NachfassenSehen Sie, welche Leads warten, überfällig sind, gepflegt werden müssen, verloren gegangen oder ignoriert wurden oder bereit sind weiterzumachen.
- BeratenGeeignete Anfragen in eine strukturierte Beratungsansicht mit erhaltenem Kontext überführen.
- WeitergehenGeeignete Anfragen gelangen in den Klinik-Workflow, von der Konsultation bis zum abschließenden Behandlungsereignis. Sie wissen immer, wo sich Ihr Patient befindet und was als Nächstes passieren sollte.
Was der Posteingang enthält
Ein Workflow für jede Anfrage, mit der Struktur, die Kliniken brauchen.
Der Posteingang ist kein Chat-Tool mit einem klinischen Label. Jede Funktion ist auf die Art und Weise zugeschnitten, wie ästhetische Kliniken tatsächlich triagieren, nachfassen und konvertieren.
Einheitliche Anfrageerfassung
Website-Formulare, WhatsApp, E-Mails, Social-Media-Nachrichten und Überweisungen gelangen in einen sichtbaren Posteingang statt in getrennte Mitarbeiter-Workflows.
Lead-Status
Neue, kontaktierte, zu pflegende, qualifizierte, nicht geeignete, verlorene, ignorierte und konvertierte Leads klar voneinander trennen.
Gesprächsverlauf
Nachrichten mit dem Lead verknüpfen, damit das Team sehen kann, was gefragt, beantwortet und zugesagt wurde.
Quellenverfolgung
Verstehen, ob Nachfrage aus Suche, Social Media, Überweisungen, Website-Formularen, Kampagnen oder von Bestandspatienten kommt.
Follow-up-Sichtbarkeit
Sehen, welche Anfragen Aufmerksamkeit brauchen, bevor sie verstummen, und welche Leads bereits bearbeitet wurden.
Überweisungsbearbeitung
Überweisungen zunächst als Lead-Workflow behandeln und Dokumente als unterstützende Nachweise verknüpfen.
KI-gestützte Antwortentwürfe
Vorgeschlagene Antworten zur menschlichen Überprüfung vorbereiten, ohne klinische oder kommerzielle Nachrichten ungeprüft zu versenden.
Konversionspfad
Den richtigen Lead über einen kontrollierten Workflow zur Konsultation, Patientenanlage und zum Behandlungsereignis führen.
Wo der Posteingang in AestuteOS steht
Der Posteingang startet die Reise. Er kürzt die klinische Dokumentation nicht ab.
AestuteOS erstellt kein Behandlungsereignis, nur weil jemand eine Nachricht sendet oder ein Formular ausfüllt. Die Anfrage wird zunächst als Lead erfasst, ordnungsgemäß bearbeitet, qualifiziert und zur Konsultation geführt. Nur der reguläre Konversionsprozess erstellt den Patienten und das Behandlungsereignis.
Erfassung Eingehende Anfrage Kanal: Formular, WhatsApp, Social Media, Überweisung
CRM Lead Verantwortlich: Empfang oder Praxismanager
Klinisch Konsultation Verantwortlich: Behandler
Dokumentation Patient Verantwortlich: AestuteOS-Patientenakte
Datenbasis Behandlungsereignis Verantwortlich: Behandler, mit Einwilligung und Material
Häufige Fragen
Posteingang, in klaren Antworten.
Alle Anfragen in einen Klinik-Workflow bringen.
Der Posteingang gibt der Klinik einen einzigen Ort, um zu sehen, was eingegangen ist, wer es verantwortet, was Aufmerksamkeit braucht und welche Anfragen bereit sind, zur Konsultation weiterzugehen.